Notulen ALV Vereniging Vrienden Etnografica
Cobra Museum Amstelveen, zondag 3 oktober aanvang 11.00 uur.
Aanwezig bestuur: Siebe Rossel (voorzitter), Jos Weerts (plv. voorzitter), Arnold Wentholt (secretaris, notulist) en Marchinus Hofkamp
Verder aanwezig: Dineke Beereboom, Jaap Barendregt, Jos van den Berg, Ad Breevaart, Dick Broer, Trudy van Dinter, William Haaxman, Hans Hamers, Anneke van de Hoek, Pieter van den Hombergh, Steven van de Raadt, André Smit, John Tenney, René Wijffels, Joop Wijnen.
Siebe Rossel neemt het woord en kondigt zijn vertrek aan als voorzitter. In zijn hoedanigheid als conservator Afrika bij het Afrika Museum kan hij niet langer de vereniging leiden. Jos Weerts zal de voorzittershamer overnemen.
1. Terugblik 2009 – 2010. Jaarverslag secretaris en overleg.
Arnold Wentholt doet verslag over het afgelopen jaar. Zijn verslag is als los document toegevoegd. Naar aanleiding van dit verslag komen er van een paar leden vragen.
Dick Broer wil weten hoeveel leden er nog over zijn. Dat is op dit moment moeilijk na te gaan omdat een aantal leden nog geen contributie heeft betaald. Wanneer we er vanuit kunnen gaan dat hiervan de helft geen lid meer wil zijn dan zouden we nu ongeveer 120 leden hebben.
– Een andere vraag betreft het aantal onverkochte boeken. Op basis van een door het bestuur opgesteld Excel bestand zou de voorraad nu 520 ex. zijn.
– Eén lid vraagt zich af of de jubileumtentoonstelling wel een afspiegeling vormde van de verzamelcultuur van de VVE leden. Dit is in 2008 en verscheidene malen daarna door het bestuur gemotiveerd als dat het gehouden was aan de eisen die het Afrika Museum m.b.t. authenticiteit en esthetiek stelde.
In het overleg geven een paar leden de volgende suggesties:
– kan de VVE niet nogmaals een tentoonstelling organiseren, in een museum voor moderne kunst? Er is een sterke samenhang tussen belangstelling voor moderne kunst en belangstelling voor etnografica;
– de vereniging zou moeten nadenken over manieren om duidelijker naar buiten te treden.
– André Smit meldt dat hij nooit een reactie heeft ontvangen op zijn aanbod om aan de werkgroep activiteiten deel te nemen. Hij stelt voor om het ‘ledenbeleid’ tot een expliciet aandachtspunt te maken in het beleidsplan.
– Jos van den Berg wijst op de noodzaak om in de e-mail communicatie een aantal richtlijnen te hanteren. Het is vooral van belang dat je direct en als eerste in een mailbericht vermeldt wat je van de ontvanger of geadresseerde verwacht, c.q waarom je deze mail verstuurt.
2. Jaarrekening 2008 en verslag kascommssie, gecombineerd met 3. Jaarrekening 2009 en verslag kascommissie.
Jos Weerts licht toe dat het moeilijk was en dat het lang geduurd heeft voordat deze jaarrekeningen konden worden samengesteld wegens gebrek aan medewerking van de voormalige penningmeester.
René Wijffels doet namens de kascommissie verslag van de jaarverslagen 2008 en 2009. Samen met Gerbrand Luttik heeft hij de akten en mutaties gecontroleerd. Ondanks een kleine discrepantie op de balans in negatieve zin ziet hij geen aanleiding vraagtekens te stellen bij het gevoerde financiële beleid. Wel constateerde de Kascommissie dat voor een aantal uitgaven en kasopnames van de vorige penningmeester, Hans Berg, in de jaren 2008 en 2009, geen verantwoording was afgelegd. Namens het bestuur heeft Marchinus Hofkamp hierover intensief overleg gevoerd met Hans Berg.
Deze laatste heeft met Marchinus Hofkamp besproken, dat hij zich alsnog naar de leden toe wil verantwoorden over het financiële beleid in 2008 (het jaar van de jubileumtentoonstelling en de catalogus). Daartoe heeft hij Marchinus Hofkamp een schriftelijke verklaring overhandigd, met het verzoek deze voor te lezen tijdens de ledenvergadering. Ook heeft hij het bedrag dat in de boeken niet verantwoord was, vrijwel geheel terugbetaald aan de VVE.
Marchinus Hofkamp leest de verklaring van Hans Berg voor. Hierin licht Hans Berg toe, dat hij het in een aantal opzichten niet eens is geweest met het bestuursbeleid rond de tentoonstelling en de catalogus in 2008. Aan dit beleid kleefden in zijn ogen een aantal financiële risico’s; dit was, aldus zijn verklaring, voor hem reden om een bedrag als financiële zekerheid achter de hand te houden.
Jos Weerts benadrukt dat het gevoerde beleid rond de tentoonstelling en de catalogus in de jaarvergadering 2009 is besproken. Nu gaat het om de financiële verantwoording daarvan en daarom worden de inhoudelijke aspecten in het betoog van Hans Berg nu niet meer behandeld. Alle punten die de voormalige penningmeester in zijn verklaring naar voren brengt zijn al eerder in het bestuur besproken en door de kascommissie gecontroleerd.
Hij licht, als plaatsvervangend en aankomend voorzitter toe dat het bestuur nu een streep wil trekken onder dit verleden. Er kan lering uit worden getrokken en die lessen neemt het bestuur zeker ter harte.
– Enkele leden vragen om toezending, alsnog, van de financiële stukken over 2008 en 2009.
De voorzitter zegt toe dat deze overzichten en de verklaring van kascommissie via de mail zullen worden toegezonden.
– Ook is er de vraag om deze stukken voortaan voorafgaand aan de vergadering toe te sturen of op de site te zetten.
4. Verlenen van décharge aan het bestuur over het gevoerde beleid in 2008 en 2009.
Op grond van de bevindingen als in 2 en 3 omschreven verleent de ALV het bestuur décharge voor het gevoerde financiële beleid over 2008 en 2009, met dien verstande dat de vereffening van de rekening courant met de vorige penningmeester nog afgehandeld wordt.
5.Oproep en benoeming nieuwe leden kascommissie.
Voor de nieuwe kascommissie melden zich twee nieuwe kandidaten: René Wijffels en Jaap Barendregt. Beiden worden geïnstalleerd.
6. Jaarprogramma en beleidsplan 2010 – 2011.
Het jaarprogramma/beleidsplan 2010-2011 geschreven door Jos Weerts wordt door de ALV aanvaard. De vergadering geeft de volgende suggesties mee ten aanzien van dit concept programma:
– meld aan de leden, dat een (vrij groot) besloten deel van de website wordt ingericht, waar als zodanig ook informatie over het programma 2010 – 2011 wordt opgenomen;
– maak van de te organiseren cursus een video-opname, die via Internet raadpleegbaar is;
7. Website 2010 – 2011. Voorstel, overleg en besluit.
De website kan beter functioneren wanneer er een redactie op gezet wordt en nieuwe content meteen aan leden wordt meegedeeld. Alle actuele informatie die niet in een bulletin past dient in principe op de site te staan. Het besloten deel, dat straks alleen voor leden toegankelijk is, is nu in voorbereiding. Leden hebben al een inlognaam en –code ontvangen.
Siebe Rossel trekt dit na bij de webmaster van de VVE.
Essentieel is, dat de website voortdurend wordt gevuld en geactualiseerd. De website moet dan ook afgestemd zijn op de Nieuwsbrief en er dient een redactie te komen.
8. VVE bulletin 2011. Voortel, overleg en besluit.
Vele leden betreuren het verdwijnen van de Nieuwsbrief. Het bestuur heeft zich al enige tijd gebogen over alternatieven en ook tijdens deze ALV zijn er nog geen concrete plannen, behalve dat er een bulletin moet komen. Afgezien van de kosten zal de aanlevering van kopij een bron van zorg zijn.
Voor Marchinus Hofkamp hoeft het geen chique blad te zijn met ‘up market’ onderwerpen, want daar zijn al andere bladen voor. Indachtig de doelstellingen van de vereniging zal er toch een redactie gevoerd moeten worden.
Arnold Wentholt komt met het idee om in pdf-formaat een soort krantje te maken, dat kan worden geprint. De beste stukken zouden dan eens per jaar in boekvorm kunnen worden uitgegeven.
Het bestuur zal zich over mogelijkheden en kostenplaatjes buigen en de leden op de hoogte houden.
9. Benoeming bestuursleden.
Marchinus Hofkamp, die in 2009 al voorgedragen was, wordt nu geïnstalleerd als bestuurslid. Zelf meldt hij, dat hij een conflict heeft met de Erfgoedinspectie over door hem geïmporteerde etnografica. Dat kan een beletsel vormen voor het bestuurslidmaatschap, omdat ook het Leidse Museum voor Volkenkunde, als adviseur van de Erfgoedinspectie. hierbij betrokken is. Voor de ledenvergadering vormt dit geen beletsel voor het lidmaatschap van het bestuur.
Dineke Beereboom wordt benoemd als bestuurslid belast met het activiteitenprogramma.
De voorzitter wijst de vergadering erop, dat het bestuur verdere uitbreiding behoeft met tenminste één lid dat de taak ‘communicatie en informatievoorziening’ op zich neemt.
Na de vergadering volgt een rondleiding door de tentoonstelling Maskerade over Cobra kunstenaars die zich hebben laten inspireren door niet-Westerse maskers. Een mooie en vooral lichte tentoonstelling laat vervolgens de wisselwerking tussen object en beeld zien. Een fijne afsluiting op een zonovergoten dag.
Leiden, 4 oktober 2010
